企业合同管理规范

发布时间:2016-11-27 来源: 合同 点击:

篇一:公司合同管理制度范本

中小企业合同管理制度(范本)

一、合同管理总则

1、目的和依据

为加强公司的合同管理工作,预防、减少和及时解决合同纠纷,维护企业合法权益,提高经济效益,根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定,结合公司的实际情况,制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等,包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。

3、合同管理原则

合同管理必须遵循依法办事,预防为主,层层把关,跟踪监督,及时调处,维护企业合法权益的原则。

签订、履行、变更、解除合同,必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章,参照有关政策。

4、保守商业秘密

管理、参与合同工作的一切有关人员,应当为公司保守商业秘密。

二、合同管理职责

1、企业合同管理部门(法务部)的主要合同管理职责

1)、认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例,依法保护本企业的合法权益。

2)、制定、修订本公司合同管理制度、办法,组织实施合同管理工作。

3)、审查合同,防止不完善或不合法的合同出现。

4)、协助合同承办人员依法签订合同,参与重大合同的谈判与签订。

5)、做好合同统计、归档、保管工作。

6)、监督、检查本公司合同签订、履行情况。

7)、宣传合同法和有关法规,培训合同管理人员和业务人员、采购人员。

8)、依法处理本公司的合同纠纷。

9)、制止公司或个人利用合同进行违法活动。

10)、按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向公司领导汇报。

2、供销部门的主要职责

1)、依法签订、变更、解除本部门的合同。

2)、严格审查本部门所签订的合同,重大合同提交有关方面会审。

3)、对所签合同,认真执行,并定期自查合同履行情况。

4)、在合同履行过程中,加强与其它各有关部门联系,发生问题及时向法务部通报。

5)、本部门合同的登记、统计、归档工作。

6)、协助法务部对合同纠纷的处理。

3、财务部门的主要职责

1)、加强与供销等有关部门的联系,及时通报合同履行中的应收应付情况。

2)、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析,提出处理建议、妥善保管收、付凭证。

3)、配合法务部做好合同管理工作。

三、合同审签管理

1、公司对外签订合同,应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权,任何人不得以公司名义对外签订合同。

2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年,以备核查。

3、除及时清结者外,合同应当采用书面形式,合同文本应当采用法务部发布的合同示范文本;合同相对方提供的合同文本必须送交法务部审核。

4、所有合同都应按顺序由法务部统一编号。

5、合同及其有关的书面材料,应当语言规范,字迹(符号)清晰,条款完整,内容具体,用语准确、无歧义。

6、订立合同,必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所,标的,数量和质量,价款和报酬,履行的期限、地点和方式,违约责任及解决争议的方法等。

7、对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的,应当封存样品,由合同双方共同封存,加盖公章或合同章,分别交由各分公司经理、各部门经理或主管负责保管。

8、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同,应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。 对方当事人提供的保证人,必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。

9、对外签订合同,要明确选择纠纷管辖地,并力求选择本公司所在地法院。

10、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。

11、签订合同,应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

四、合同审签程序

1、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。

◆ 对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件(必须有最近年检章)。

◆ 对非法人经济组织,应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位,除审查其经营范围外,还应同时审查其所从属的法人主体资格。

◆ 对外方当事人的资格审查,应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。

2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。

◆ 代理人职务资格证明及个人身份证;

◆ 被代理人签发的授权委托书;

◆ 代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。

3、签订合同,必须认真审查对方当事人的履约能力。

4、签订合同,应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料,必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察,以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。

5、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料,但可归入合同档案保存,以备考查。

◆ 名片;

◆ 厂家介绍、产品介绍等资料;

◆ 各类广告、宣传资料;

◆ 各类电话、BP机等通讯工具号码;

◆ 对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。

6、合同承办人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门备案,作为财务部门收付款物的依据。

五、合同履行、变更和解除

1、合同履约管理

1)、法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。

2)、在履行合同过程中,根据情况的变化,应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题,合同承办人要及时处理,必要时经单位负责人同意,可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。

3)、接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。

4)、合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同,财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同,财务部门有权拒绝结算。

5)、凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。 对我方当事人的履约情况,除妥善保存有关收付凭证外,还要做好履约记录。 我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时,应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时,必须使用挂号信函,并保存邮局收据、回执备案。

2、合同的变更和解除

1)、对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时,必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。

2)、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时,应当及时收集有关证据,并立即以书面形式通知对方当事人,同时积极采取补救措施,减少损失。

3)、发现对方当事人不履行或不完全履行合同时,合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施,收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据,及时向法务部报告。

4)、我方当事人因故变更或解除合同,应当及时以书面形式通知对方当事人,说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限,尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。

六、合同纠纷处理

1、合同纠纷管理

1)、为解决合同纠纷所采取的各项措施,必须在法定的诉讼时效和期间内进行。

2)、发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时,应当立即向单位负责人报告并向公安机关报案。

3)、合同承办部门、人员应配合好公司法务部参加仲裁或诉讼。

4)、合同纠纷发生后,可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。

5)、合同发生纠纷后,需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的,应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。

6)、解决合同纠纷的申请书、起诉书、证据、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书等,在结案后十日内,由承办人送交法务部备案。

2、合同纠纷处理程序

1)、发生合同纠纷,合同承办部门、人员应立即报告分管领导和法务部、公司领导,法务部、供销部门、财务部等相关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。

2)、在处理合同纠纷过程中,对于可能因对方当事人的行为或者其他原因,使判决不能执行或者难以执行的案件,应当及时向法院申请财产保全。

3)、合同纠纷发生后,应当依法采取一切措施,积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下,应当向法院申请保全证据。

4)、向法院提供原始证据时,必须先行复制,并请求法院的承办人员出具证据收执。

七、合同资料管理

1、档案资料内容

下列资料可以作为合同档案:

◆ 谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件;

◆ 对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件; ◆ 对方当事人履约能力证明资料复印件;

◆ 对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件;

◆ 我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件;

◆ 对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件;

◆ 双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料;

◆ 登记、见证、鉴证、公证等文书资料;

◆ 合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议;

◆ 标的验收记录;

◆ 交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。

2、合同资料归档、统计与管理

1)、公司所有合同都必须统一编号,由法务部妥善保管。

2)、合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内,应将合同档案资料移交法务部。

八、附则

1、凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的,追究相关负责人和责任人的经济和行政责任。

2、法务部应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理,由法务主管确认后交行政部档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失。

3、本制度自年 月日起生效实施。

篇二:合同管理规范

合同管理规范

第一条 为规范合同管理,加强对合同签订与执行的全程监督审查,提高公司经济效益,特制定本办法。

第二条 公司合同分为:经济合同、一般合同和劳动合同。 经济合同包括:购销合同(软、硬件采购与销售)、技术合同(技术咨询、技术服务、技术培训、技术转让等)、项目承包合同、借款合同及其他具有经济性和营利性的合同和协议等。

一般合同包括:租赁合同及与一般业务往来单位签署的无营利性的合同与协议。

第三条 签订合同应遵循的原则

订立合同必须遵守国家有关法律、法规及相关政策,不得产生有任何形式

危害国家利益,违法犯规现象。

一、 平等协商原则

签订合同的双方应遵循平等互利、协商一致的原则,双方意思表达要真实、

一致、权利义务对等,不得显失公平,没有欺诈、胁迫、乘人之危,不得将一方意志强加给对方。

二、 谨慎严密原则

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三、

在谈判合同过程中,应注意调查对方资信情况,谨防欺诈。必要时,应要

求对方提供资产负债表、开户银行出具的资信证明和会计师事务所出具的验资报告。具体注意审明下列事项:

(一)企业法人营业执照及其经营范围; (二)法定代表人证明书或授权、委托书;

(三)履约能力和信誉,需要提供担保的,还需查明担保人

的担保资格和

担保能力;

(四)合同文本应做到文字明确、条款齐全、逻辑性强、文

字表达严密准

确、双方的权利义务具体确切。

四、 维护企业利益原则

签订合同过程中必须从维护企业经济利益和企业形象出发,绝对禁止以牺牲

或出卖企业利益而换取签订合同的行为发生。

五、 可行性原则

在签订合同过程在签订合同过程中,要根据我公司的实际情况,其中包括人

力、物力、财力等,在保证公司取得经济效益的情况下,对合同规定

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的义务有把握或经过努力可以实现的进行承诺,同时须确认对方资信情况和履约能力。

第四条 合同的主要内容

签订合同双方要明确各自权利与义务。权利与义务是并存的,不能只有权利不尽义务的合同;也不能只尽义务不享受权利的合同。

技术开发合同要明确知识产权(技术成果)的归属与分享。 经济合同,要明确合同的标题、签订合同双方全称、地址、电话、开户银行及帐号、法定代表人或签约人。经济内容(商品名称、规格型号)、双方交易数量、含税单价、含税总额、交货时间、地点、商品运保费用的承担、质量要求、货款结算时间、预收(付)货款比例、违约责任等及其他方面的权利和义务。

具有定货性质的销货合同,须预收部分货款。预收货款一般不低于30%,商品交运完毕后,进行清算全部货款。

第五条 合同编号:分为三大类进行编号,即经济合同、一般合同与劳动合同,其编号格式分别为:HNABC-JJHT-00×、HNABC-YBHT-00×、HNABC-LDHT-00×。合同编号一律由行政人事部采用统一流水号的形式进行编制。

第六条 合同评审与签署

合同评审:一律采用公司特定的“合同评审表”,填写合同经办人及职务、合同名称、合同签定单位名称、合同金额等内容,逐级审批。

合同签署:合同的审批与签署权,属公司法定代表人。也可由法

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定代表人授权的代理人审批签字,代理人签订合同应办理法定代表人授权书或委托书(附件1)。授权书或委托书应明确授权的范围权限和期限。为便于工作,原则上将授权范围权限规定如下:

一、由法定代表人亲自签署或授权公司总经理的合同范围权限: 合同金额在50 万元(含)以上的经济合同;

合同金额在50万元以下,但涉及公司全面工作,影响较大的合同;

重大战略合作协议与技术合作协议;

合同内容没有确立收支金额,但对公司影响较大,需履行义务、承担风险的合同。

二、授权公司市场营销副总经理签署的合同范围权限: 涉及公司多个部门工作的重大项目;

合同金额在50万元(含)以下的商品购销、技术合同等。 三、授权公司副总经理签署的合同范围权限: 由主管副总经理或由本部负责,其他部门配合的项目; 合同金额在20 万元(含)以下的商品购销、技术合同等。 四、法定代表人可以根据需要授权给某个人签署某项特指合同。 被授权人因工作需要,可以委托其他人代理签署合同,但须经法定代表人签属法定代表委托书。为此,各部门应向公司法定代表人提出书面合同签署授权申请,即填写法定代表人授权书或法定代表人委托书(附件1)。这两份文件均应明确授权范围权限、期限、被授权人或被委托人,均须由公司法定代表人签署意见。

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五、未经授权委托或超出授权委托范围权限签订的合同应视为无效合同,承办人须承担经济责任。

六、经被授权人或受托人签署的合同,其责任由该被授权人或受托人负责。

七、合同签定份数:

技术合同一式四份,双方各执两份。 销售合同一式两份,双方各执一份。

由于工作需要,可视情况复印若干份,以便工作。 合同签发审批流程:

①部门经理(起草)→②财务部会签(经济合同)→③分管领导(审批)(涉及其他部门的需逐个逐级会签)→④常务副总(审批)→⑤营销副总(审批)→⑥执行董事(审批)→⑦董事长(审批)

合同签发审批权限:△为审核 ▲为审批

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篇三:公司合同管理制度

公司合同管理制度

第一章 合同管理总则

1、目的和依据

为加强公司的合同管理工作,预防、减少和及时解决合同纠纷,维护企业合法权益,提高经济效益,根据《中华人民共和国合同法》,结合公司的实际情况,制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等,包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。

3、签订书面合同范围

除即时交割银货两清的简单小额经济事务外,应当采用书面合同形式。

4、合同管理原则

合同管理必须遵循依法办事,预防为主,层层把关,跟踪监督,及时调处,维护企业合法权益的原则。

签订、履行、变更、解除合同,必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章,参照有关政策。

5、保守商业秘密

管理、参与合同工作的一切有关人员,应当为公司保守商业秘密。

第二章 合同运作程序

1、申请。有关生产的物资采购及维修的申请按公司有关制度和《关于加强物资管理的实施意见》规定的程序办理,其他以公司名义对外进行经济事务应当由业务部门提出书面《合同项目申请书》,应写明合同项目目的,项目内容及要求,项目意向及思路和资金预算,报请分管领导和董事长审批。

2、起草。《合同项目申请书》经审批后,由业务部门对本部门的业务内容按照合同法的要求负责起草、拟定合同文本。

3、审核。合同文本起草拟定好后必须及时报送司法办审核,由司法办对送审合同文本及相关材料进行合法性审核。对于符合法律法规规定和公司合同制度要求的,给予办理审批手续。对于不符合法律法规规定和公司合同制度要求的,提出书面审核意见,按《合同审核规定》的审核意见处理程序办理。

4、签订。经司法办审核办理审批手续后,由业务部门报请分管领导和董事长(法定代表人)审批后,由行政办公室负责加盖公司合同专用章或公章。

5、履行。由业务部门具体负责其承办合同的履行。合同的履行应当在书面合同审核签订后方可履行,不得先履行或履行完毕后再签订书面合同。

6、监督。由企管、审计、机电、仓储、总务等职能部门和其他相关单位、部门按照公司有关规定和《关于加强物资管理的实施意见》负责监督合同质量的履行。严格按照验收或商检程序办理,对不符合

合同约定的标的在法定期限内及时提出书面异议。

7、归档。合同履行完毕,由业务部门按本制度规定做好合同文本及相关材料的归档工作。

第三章 合同管理职责

1、公司合同管理部门司法办的主要合同管理职责

(1)认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例,依法保护本公司的合法权益。

(2)公司实行二级合同管理,司法办全面负责公司的合同管理,负责制定、修订本公司合同管理制度、办法;负责组织实施公司合同管理监督的工作。

(3)审查合同,对送审合同文本进行合法性审查,防止不完善或不合法的合同出现。

(4)依法处理本公司的合同纠纷。

(5)做好合同统计、归档、保管工作。

(6)负责本制度的监督执行。

2、合同承办部门的主要职责

(1)依法签订、履行、变更、解除本部门的合同,并负责本部门的合同管理。

(2)严格审查本部门所签订的合同的对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力,并保存相关资料。

(3)业务部门应严格按照合同法规定的合同实质性条款具体负责拟订合同条款或合同文本,并对合同实质性条款中业务内容的合法性、

真实性、准确性负责,防止不完善或不合法的合同出现,确保合同规范和正确。

(4)业务部门应统筹安排合同拟签时间,必须按规定给司法办留出合同审核时间,以保证审核质量,防止出现问题合同。

(5)合同签订后,应当及时将一份合同文本原件分别送交司法办和财务部门存档备案。

(6)业务部门对所签合同,认真负责执行,并定期自查合同履行情况。在合同履行过程中,加强与其它各有关部门联系,保存履行过程中的有关资料并做好履约记录,发生问题及时向司法办通报。

(7)业务部门的业务合同承办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的,业务部门应把其与合同有关的资料及空白合同、名片、委托书等材料收回,由业务部门确认后,人力资源部门方可办理有关手续。

(8)负责本部门合同的登记、统计、归档工作。

(9)配合司法办做好合同管理工作,协助司法办处理合同纠纷。

3、财务部门的主要职责

(1)加强与供销等有关业务部门的联系,及时通报合同履行中的应收应付情况。

(2)做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析,提出处理建议、妥善保管收、付凭证。

(3)配合司法办做好合同管理工作,协助司法办处理合同纠纷。

4、行政办公室的主要职责

(1)严格按照制度对公司的合同专用章和公章进行管理和使用,

并设专人管理。

(2)严格按照合同审签程序执行,审查合同审核与审批手续是否完备,未经司法办审核和未经公司领导审批的合同,不得加盖合同专用章或公章。符合条件的才可加盖合同专用章或公章。

(3)做好合同专用章和公章的保管和使用工作,遗失的应及时向公安机关报案并登报声明。

(4)不得随带公章、合同专用章或已盖公章或合同专用章的空白授权委托书、空白合同出差,特殊情况,应按合同审签程序办理《带章外出审批表》和《空白法律文书审批表》报司法办审核备案,由董事长批准。由行政办公室负责监督执行带章外出的使用工作。

(5)做好与合同有关资料的登记归档工作。

(6)配合司法办做好合同管理工作。

5、监督履行部门职责

(1)公司合同监督履行的部门主要由企管、审计、机电、仓储、总务等职能部门和其他相关单位及部门按照公司有关制度规定和部门职责要求以及《关于加强物资管理的实施意见》负责监督合同标的、质量的履行。

(2)监督履行部门应当严格按照验收或商检程序办理,对不符合合同约定的标的在法定期限内及时提出书面异议。

(3)在合同履行的过程中,合同监督履行部门应及时派员对合同标的、质量进行跟踪监督,确保质量要求达到约定标准,发现问题及时要求合同承办部门纠正,切实履行监督职能,维护公司利益。

(4)在履行合同过程中发现重大问题应及时通报司法办并向公司

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